Siêu dữ liệu PDF

Cách hoạt động

Mỗi tệp PDF mang theo các thuộc tính mà hầu hết mọi người chưa bao giờ xem: ai là tác giả, phần mềm nào tạo ra nó, khi nào nó được tạo và thay đổi lần cuối. Một tài liệu gửi cho khách hàng, cơ quan quản lý hay đối tác đều mang theo tất cả những thông tin đó, và chúng thường tiết lộ nhiều hơn người gửi nhận ra.

Bên trong có gì

Tiêu đề, tác giả, chủ đề và từ khóa do người tạo tệp đặt — trường tác giả thường là tên thật hoặc tên đăng nhập máy tính. Trường người tạo và trình tạo ghi tên phần mềm, cho người đọc biết bạn dùng gì. Ngày tạo và ngày sửa cho thấy chính xác khi nào công việc diễn ra, điều có thể khó xử với những tài liệu muốn tỏ ra đã được chuẩn bị từ trước.

Xóa chúng

Xóa sẽ làm sạch các trường đó. Đây là bước tiêu chuẩn trước khi gửi tài liệu ra ngoài tổ chức, và chỉ mất một chút thời gian.

Những gì việc xóa siêu dữ liệu không làm

Nó chỉ thay đổi các thuộc tính của tài liệu. Nó không động đến văn bản hay ảnh trên các trang, không loại bỏ bất cứ thứ gì bị giấu sau một hình chữ nhật đen mà ai đó đã vẽ, và sẽ không giúp được với nội dung lẽ ra phải được che đi. Đó là những vấn đề riêng biệt, và công cụ che thông tin trên trang này xử lý vấn đề thứ hai một cách đúng đắn.

Đặt chúng một cách có chủ ý

Siêu dữ liệu không chỉ là một rủi ro. Tiêu đề và tác giả phù hợp giúp tài liệu có thể tìm kiếm và dễ hiểu trong thư viện hoặc hệ thống quản lý tài liệu, nên việc đặt chúng có chủ ý thường tốt hơn là xóa đi.